Elk agile of scrum project kent verschillende belanghebbenden. Deze mensen of partijen worden ook wel “stakeholders” genoemd. Maar hoe manage je stakeholders? Je begint in ieder geval met een stakeholder analyse. In dit artikel leg ik je uit hoe je een gemakkelijke stakeholder analyse kan doen en waarom het je helpt.

Korte samenvatting

Stakeholders zijn mensen of partijen die invloed hebben op het succes van een project. Het managen van deze stakeholders is een complexe taak binnen projectmanagement, die vereist dat iedereen tevreden, geïnformeerd en gehoord wordt.
Een stakeholderanalyse houdt in dat je gestructureerd in kaart brengt wie de stakeholders zijn, wat ze willen, waarom ze dat willen, hoe ze invloed kunnen uitoefenen op het project, en hoe je ze het best kunt managen.
De vijf stappen van de stakeholderanalyse helpen bij het beantwoorden van deze vragen en zijn essentieel voor een succesvol stakeholdermanagement.

Wat is stakeholder management en waarom is het belangrijk?

Als Product Owner heb je je niet alleen druk te maken over het schema en de planning van het project, maar ook over iedereen die betrokken is. Denk hierbij aan het management, klanten, de financiële afdeling, maar ook bijvoorbeeld de overheid.

Stakeholders zijn dus mensen of partijen die belangrijk zijn voor jou. Het zijn mensen die namelijk op een bepaalde manier invloed of macht kunnen uitoefenen op het succes van jouw project.

Des te meer het er worden, des te meer je je druk moet maken om deze mensen allemaal op de juiste manier te managen rond jouw project.

Zorgen dat iedereen altijd tevreden is, goed geïnformeerd is en gehoord wordt, is samengevat stakeholder management.

Het is een complexe taak binnen projectmanagement die verder gaat dan het managen van een Sprint, Userstory mapping of het managen van een Kanbanbord tijdens een project.

Stakeholder management kan je op veel verschillende manieren invullen. In theorie hoef je er niet aan te doen. Toch is niets doen is in dit geval ook “iets” doen.

De kans dat je dan een belangrijke stakeholder rond jouw project vergeet te informeren of op de tenen trapt is groot. Dat heeft vanzelfsprekend weer allerlei consequenties.

Het vervelendste van stakeholder management?

Manage je jouw stakeholders goed? Dan zal praktisch niemand het merken. Alles loopt dan “gewoon” en “gesmeerd”.

Doe je het slecht of niet? Dan is de kans op een gigantische puinbak binnen je project niet onwaarschijnlijk.

Je wil daarom op een gestructureerde manier je stakeholders in kaart brengen. Zo krijg je in wie het zijn en op welke manier zij met jouw project te maken hebben.

Een stakeholder analyse is hiervoor het startpunt.

Een stakeholder analyse in 5 stappen

In een stakeholder analyse ga je gestructureerd in kaart brengen wie er betrokken zijn rond jouw project, hoe ze iets bijdragen of iets kunnen blokkeren, wat belangrijk is voor hen en hoe je ze blij kan houden of maken.

In een de stakeholder analyse zet je de volgende zaken daarom voor aanvang van je project op een rijtje hebben:

Wie zijn je stakeholders?
Wat willen je stakeholders?
Waarom willen ze dit?
Hoe kunnen ze invloed uitoefenen op je traject?
Hoe kan je jouw stakeholders zo goed mogelijk managen?

In de volgende 5 stappen krijg je de antwoorden op de bovenstaande vragen duidelijk.

Stap 1 – Identificeer al je stakeholders

Begin met het opstellen van een lijst van iedereen betrokken bij je project. Dit gaat over teamleden, klanten, gebruikers, of bijvoorbeeld de externe omgeving van het project. Soms zal het dus gaan om groepen of organisaties en soms over individuen.

Probeer zo veel mogelijk de belangrijkste individuen van groepen of organisaties te benoemen. Zo heb je misschien bij een organisatie een aantal contactpersonen die betrokken zijn bij het project.

Een voorbeeld: je gaat een bar beginnen. Dan heb je ongetwijfeld te maken met de gemeente, een financierder, , de voedsel- en warenauthoriteit, leveranciers en bijvoorbeeld buurtbewoners.

Elk hebben eigen belangen en wensen. De buurtbewoner kan jou het leven zuur maken door te klagen en gemeente kan al vooraf geen vergunning willen verlenen bijvoorbeeld.

Stap 2- Prioriteer hoe belangrijk stakeholders zijn

Zodra je weet wie er allemaal met jouw project te maken hebben, breng je in kaart welke invloed ze hebben op jouw project. Wie kan jouw hele project er anders uit laten zien? En om wie hoef je je in principe niet zo druk te maken?

In ons voorbeeld van een bar kan je je voorstellen dat de gemeente in het begin van cruciaal belang is, omdat de gemeente een vergunning moet verstrekken. Een buurtbewoner een paar huizen naast jouw bar is misschien minder belangrijk.

Hieronder geef ik je een de populairste methodes om dit te doen zoals de stakeholder matrix.

De meest bekende stakeholder matrix: de power – interest matrix

Dit is één van de gemakkelijkste overzichten om te maken in je stakeholders analyse. Je tekent een vierkant op papier. Daarna verdeel je dit vierkant in vier nieuwe gelijke vierkanten.

Nu krijg je een matrix.

Op de verticale as (ook wel de “Y-as”) zet je de mate van “power” die een stakeholder heeft. Dat doe je simpel door het deel linksonder als “laag” aan te geven en linksboven als “hoog”.

Daarna zet je op de horizontale as (ook wel de “X-as”) de mate van belang bij jouw project (in het Engels “interest”).

De meest gebruikte stakeholder matrix is het power-interest grid

Dan heb je vier combinaties over:

Power hoog; Interest laag. Deze groep moet je tevreden houden (Keep satisfied).
Power laag; Interest laag. Deze groep hoef je minimaal mee bezig te zijn (Minimum effort)
Power hoog; Interest hoog. Deze groep zijn je belangrijkste stakeholders (Key stakeholders)
Power laag; Interest hoog. Deze groep moet je betrokken houden (Keep informed).

Nu kan je gemakkelijk de namen op je lijst een plekje geven in de matrix.

Dit is geen wiskunde. Doe het op gevoel.

Het gaat er vooral over om een overzicht te krijgen van je stakeholders en hun impact op jouw project.

Stap 3 – Onderzoek de motieven van de stakeholder

Nu weet je weet wie je belangrijke stakeholders zijn en hoe zij invloed kunnen uitoefenen op jouw project.

De volgende stap is om in kaart te brengen welk belang ze hebben.

Wat beweegt een gemeentemedewerker om jouw bar al dan niet een vergunning te geven?

Wat beweegt een controller om jouw budget al dan niet te vergroten?

Je wil straks grip krijgen op je stakeholders.

Daarvoor moet je de per stakeholder goed onderzoeken welke belangen zij hebben.

Soms zijn voor de hand liggend en soms zijn ze lastig in te schatten van buitenaf en vergen onderzoek.

Zelfs wanneer je het vraagt, kan het zo zijn dat men niet helemaal alle belangen eerlijk aangeeft.

Hou hier rekening mee.

Je zal zien dat mensen belangen en drijfveren hebben als individu, als professional en in naam van hun organisatie.

Hier ontstaat in veel gevallen al snel een lastig speelveld waarbij deze zaken soms niet zo overeenkomstig zijn met elkaar als je verwacht.

Dit lijkt trouwens erg veel op het in kaart brengen van de decision making unit (DMU) bij een B2B-sales traject.

Stap 4 – Maak een communicatieplan per stakeholder

Zodra je weet hoe elke stakeholder naar de wereld kijkt en hoe belangrijk ze voor jou zijn, wil je een plan maken om hen op de juiste manier te kunnen benaderen.

Dit kan al snel wat aanvoelen als een aflevering van House of Cards.

Shareholder management lijkt soms op House of Cards

Je wil namelijk later op juiste manier op de behoeften en motieven inspelen van jouw stakeholders.

Terug naar ons voorbeeld van een bar. Heeft de gemeente net enorm groot vergroeningsbeleid ingezet in de gemeente?

Dan kan je daar wellicht al op in spelen door bepaalde punten in je aanvraag op te nemen die bijdragen aan het uitvoeren van hun beleid.

Let wel op, omkoping hoort natuurlijk niet bij stakeholder management. Het vertroetelen van stakeholders mag natuurlijk wel.

Stap 5 – Implementeer je plan en schaaf het bij

Je weet nu als het goed is wie je stakeholders zijn, wie van je stakeholders belangrijk zijn en wie minder belangrijk voor jou en je weet nu wat ze motiveert.

Ook heb je een goed plan liggen per stakeholder om uit te voeren.

Tijd om aan de slag te gaan en te beginnen met het project en je geplande projectcommunicatie richting je stakeholders uit te rollen.

Je gaat er nu waarschijnlijk achter komen dat bepaalde motieven en verhoudingen van stakeholders anders liggen dan je verwachtte.

Sommige stakeholders zullen belangrijker zijn dan je dacht, andere minder belangrijk. Sommige zullen meer betrokken zijn dan je verwachtte, andere stakeholders minder.

Je wil je communicatieplan doorlopend blijven bijschaven gedurende het project. Dat is helemaal in lijn met de rest van scrum en agile.

Het kan geen kwaad voor de Product Owner om hier periodiek op een gezet moment tijd voor te reserveren. Bijvoorbeeld bij het afronden van een sprint of rond een retrospective.

Stakeholder analyse up-to-date houden

Je hebt nu je stakeholder analyse gemaakt. Die moet je onderhouden gedurende je project.

Je kan dit in wat losse bestandjes en emails bij elkaar houden. Ik raad je echter aan om het op te nemen in je projectmanagement tool.

Heb je er nog geen? Dan raad ik je aan een kijkje te nemen bij ClickUp. Zij bieden een allround tool project management tool die praktisch voor elk project goed past.

Je kan hier je hele project in managen dus ook direct je stakeholder management in opnemen.

Probeer het gerust, er is een gratis versie. In de gratis versie krijg je al meer dan genoeg functionaliteit om een stakeholder analyse bij te houden.