Kanban uitgelegd voor beginners

Kom je wel eens in kantoorpanden? Dan heb je het ongetwijfeld gezien: borden met post-ITs erop geplakt. Dit zijn waarschijnlijk “Kanban borden”. Maar, wat is Kanban eigenlijk? En hoe gebruik je Kanban het slimst in combinatie met de scrum methodiek of meer agile werken? In dit artikel leg ik je al deze zaken uit.

Wat is Kanban?

Kanban is een visualisatie methode voor het managen van projecten en taken. Dit kan je gebruiken om jezelf te organiseren, maar het is ook uitermate geschikt voor gebruik binnen teams of met hele organisaties zelfs.

De term is afkomstig uit Japan. Kanban is het woord voor “visueel signaal”. De methode werd ontwikkeld door Taiichi Ohno, een engineer bij de grote autofabrikant Toyota. Het doel van Kanban was om Toyota te helpen met “lean manufacturing”. Kanban wordt in die context ook wel het Toyota nameplate system genoemd.

Het systeem bleek echter geschikt voor praktisch alle vormen van projectmanagement.

Het Kanban systeem is in principe een visualisatie van het werk dat er verzet moet worden.

Een Kanban bord laat je in één oogopslag zien wat er af is, waar er op dit moment aan gewerkt wordt en wat er nog moet gebeuren de komende tijd. Dit zorgt voor grip en overzicht.

Dat is niet onbelangrijk. Onderzoek wijst uit dat wij mensen afbeeldingen zo’n 60.000 keer sneller verwerken dan tekst.

Met een concentratie die tegenwoordig lager is dan die van een goudvis (!), kan een goede visualisatie methode van complexe projecten dus veel helpen.

Kanban doet dit.

En hoe.

De methode is immens populair en een hoeksteen van scrum en binnen het agile werken. Daarnaast zie je enorm veel mensen die niet agile of scrum werken toch Kanban gebruiken.

Ik gebruik het elke dag om mezelf te organiseren en kan me geen betere vorm voorstellen.

Voordelen van Kanban

Het is goed om de grootste voordelen van Kanban te benoemen. Werken met Kanban zorgt voor:

• Sneller schakelen tussen taken
• Meer focus en gemakkelijker overzicht
• Minder miscommunicaties of dubbel werk tussen teamleden
• Hogere productiviteit en kortere doorlooptijden

Hoe werkt Kanban?

Kanban werkt met een paar simpelen regels. Je hebt kaartjes met taken erop. Deze bewegen van links naar rechts op een bord naar mate ze verder af komen. Je kan dan ook een Kanban bord of Kanban-like bord in een paar minuten inrichten.

Hieronder leg ik in 5 simpele stappen uit hoe je zelf kan starten met Kanban in minder dan een kwartier.

Wat heb je nodig om hiermee te beginnen?

1. Een reeks aan taken of dingen te doen (dat mag van alles zijn)
2. Een gratis account bij bijvoorbeeld ClickUp.

Vervolgens gaan we deze stappen oppakken om tot een Kanban bord te komen:

• Stap 1 – Schrijf alle belangrijke taken op losse kaartjes
• Stap 2 – Maak of teken een Kanban board
• Stap 3 – Beperk het aantal taken “in progress”.
• Stap 4 – Maak heldere werkafspraken
• Stap 5 – Start met Kanban!

Stap 1. Schrijf alle belangrijke taken op losse kaartjes

Voordat je kan beginnen met je Kanban visualisatie moet je jouw project in taken vatten. Schrijf daarom al jouw taken op een losse kaartjes. Met een online tool zoals ClickUp of op bijvoorbeeld Post-IT’s.

Zorg ervoor dat het duidelijk is wat er moet gebeuren en wanneer iets af is. Je kan een boek volschrijven over het uitwerken van taken en projecten op de juiste manier. Dit valt echter buiten de scope van dit artikel.

Werkt jouw organisatie met scrum?

Dan kan een scrum master jou hierin begeleiden.

De kaartjes komen dan via de product backlog die de product owner gemaakt heeft op in de sprint backlog terecht.

Heb je alle taken op kaartjes geschreven?

Dan vormen al deze kaartjes jouw “backlog” of “todo-lijst”.

Stap 2. Maak of teken een Kanban bord

Nu is het zaak dat je een Kanban bord maakt. Dit doe je door verschillende kolommen te tekenen op papier of in een online tool.

Teken je het op papier, trek dan simpelweg een aantal verticale lijnen met een gelijke afstand ertussen van ongeveer één post-IT er tussen. Zo krijg je kolommen.

In ClickUp heb je standaard een Kanban template.

Er zijn geen vaste regels voor de naamgeving en het aantal kolommen, maar je wil links op het bord kolommen hebben met werk dat nog moet gebeuren en rechts kolommen met werk dat af is.

Zo kan een kaartje met een taak “van links naar rechts” door het Kanban bord heen bewegen.

Ik noem dit zelf ook nog wel eens een “swimlane”, waarbij kaartjes met taken van links naar rechts op het bord “zwemmen”.

Verwar dit overigens niet met een Swimlane diagram. Dat is een methode om processen in kaart te brengen.

Ik gebruik vaak 5 kolommen voor mijn Kanban bord (van links naar rechts):

• Backlog (of todo) – alles wat er nog moet gebeuren (de longlist).
• Upcoming – alles wat ik heb uitgeplant en er op korte termijn aan zit te komen (de short list).
• In progress – alles waar ik aan werk.
• Blocked en on hold – alles waar ik niet mee verder kan omdat ik iets van andere mensen nodig heb (blocked) of waar ik besloten van heb tijdelijk niet aan te werken, om wat voor reden dan ook (on hold). Ik gebruik “blocked” dus echt wanneer dit buiten mezelf of het team ligt en “on hold” wanneer ik er zelf of het team er invloed op heeft.
• Done – Alle taken die ik afgerond heb.

Let op, ik gebruik Kanban niet voor softwareontwikkeling. Bij Kanban borden voor software ontwikkeling zal je in veel gevallen ook een kolom “test” of iets in die richting erbij zien.

Je kan hier je eigen smaak aan geven door juist meer of minder kolommen gebruiken. 

Persoonlijk vind ik de variant met drie kolommen (todo-in progress-done) wat karig.

Ga je veel meer dan 5 kolommen maken, hou er dan rekening mee dat dit heel snel een negatief effect kan hebben op het overzicht. 

Daarnaast gaat het bijhouden van het bord dan ook meer tijd kosten.

Werk je met een team, dan kan je meerdere Kanban overzichten in hetzelfde bord maken.

Je voegt simpelweg een rij toe onder elke kolom.

Zo kan je dus per team, afdeling of rol aangeven wie waar mee bezig is.

Stap 3. Beperk het aantal taken “in progress”

Zorg dat je echt alleen de taken “in progress” hebt staan die je aan het doen bent.

Zet je te veel taken in “in progress” dan moet je alsnog gaan prioriteren wat je eerst gaat doen. 

Dan verliest iedereen eigenlijk het inzicht van het Kanban bord. “In progress” betekent letterlijk dat je ermee bezig bent op dat moment, bijvoorbeeld die dag of dat dagdeel.

Werk je in een team, dan kan ook iedereen in het team zien waar het team mee bezig is.

Ga je super hard door je taken heen?

Dan loont het om je taken op een iets hoger niveau te specificeren zodat je er wat langer mee bezig bent en niet telkens kaarten aan het verplaatsen bent. 

Stap 4. Maak heldere werkafspraken

Zorg dat de spelregels expliciet en voor iedereen kraakhelder zijn. Niet alleen wanneer je in een team werkt, maar ook wanneer je alleen het bord gebruikt.

Schrijf de spelregels uit. Wanneer schuif je een taak door?

Wanneer zet je een taak op hold?

Wie beheert het bord hoe vaak beheer je het bord?

Zo zijn er talloze spelregels te verzinnen.

Binnen scrum draagt veelal de scrum master de verantwoordelijkheid voor het handhaven van de werkafspraken.

Goede afspraken geven structuur en vertrouwen. Wanneer je soms “a” doet in een situatie en soms “b”, kan het snel rommelig en onduidelijk worden..

Dan verliest het Kanban bord z'n waarde potentieel.

Stap 5. Start met Kanban!

Nu heb je alles klaar om jouw project via Kanban te visualiseren en bij te houden. Zet alle kaartjes in de kolom helemaal links (waarschijnlijk heb je die backlog genoemd).

Verschuif de kaartjes waar je direct aan gaat werken naar de daartoe bestemde kolom en volg daarbij simpelweg de werkafspraken, totdat jouw project klaar is.

Alle kaartjes staan dan als het goed is aan de rechterkant van het bord.

Kanban borden: fysiek of digitaal?

Je kan Kanban borden op verschillende manieren maken. Op een muur, op een whiteboard, of digitaal in online tools.

Beide varianten werken prima maar hebben hun voor- en nadelen.

Voordelen van een digitaal Kanban bord

Het belangrijkste voordeel van een digitaal Kanban bord is dat je het gemakkelijk kan inzien en kan bijwerken. In principe waar ook ter wereld, wanneer dan ook.

Dit geldt voor jou, maar ook voor je team.

Daarnaast bieden de meeste samenwerkingstools met een “Kanban view” talloze extra opties bij taken. Denk hierbij aan het direct uploaden van bestanden, het geven van commentaar, de mogelijkheid tot subtaken en allerlei andere zaken die je als team al dan niet wil bijhouden.

Daarnaast is er – zoals in mijn geval – ook nog kans dat je andere taken hebt die niet via het Kanban bord lopen. Je kan zo alles op één plek blijven managen.

Mijn favoriete digitale tool voor Kanban borden is ClickUp. Het zorgt voor een simpel, maar helder Kanban overzicht. 

Je kan er vervolgens zoveel toeters en bellen bijvoegen als ik zelf wil en gemakkelijk samenwerken met meerdere mensen.

Daarnaast is ClickUp behoorlijk betaalbaar in vergelijk met bijvoorbeeld oplossingen als Asana of oplossingen van Atlassian. Lees hier meer over onze test van ClickUp.

• Maakt project planning gemakkelijk
• Goede takenmanager
• Gemakkelijk projecturen plannen
• Geen creditcard of aanbetaling nodig

Probeer gratis

Nadelen van digitale Kanban borden

Het grootste nadeel is dat je een extra stap moet nemen om het Kanban bord te openen.

Heb je het Kanban bord niet op een scherm aan de muur aan staan? Dan is de kans groot dat er toch hier en daar wel eens wat updates langer duren dan eigenlijk nodig is.

Extra aandacht hiervoor is dus belangrijk.

Doordat het online is, is het ook wat abstracter.

Het voelt toch net wat lekkerder om een post-IT te verplaatsen dan een digitaal kaartje te verschuiven.

Voordelen fysiek Kanban bord

Een fysiek Kanban bord maken kost je praktisch niets. Je hebt een markeerstift, een egale achtergrond en wat post-IT’s nodig. Dat maakt het laagdrempelig om er één te maken.

Een ander voordeel van een fysiek Kanban bord is dat het vaak in het zicht hangt bij het team die het gebruikt. Je kijkt er bewust of onbewust vaker naar. Ook kan je er met de standup meeting echt rond om gaan staan en fysiek kaartjes verschuiven

Je loopt er dus zo naar toe en verschuift een post-IT direct als het gebeurd is na het halen van een kop koffie.

Iedereen in de ruimte ziet dit ook en wordt ook meteen weer herinnerd aan het bord en de werkprocessen. Het is dus erg hands-on om het fysiek te doen.

Nadelen van een fysiek Kanban bord

Het grootste nadeel van een fysiek Kanban bord is dat je simpelweg fysiek bij het bord moet zijn om het te kunnen zien of om taken te verschuiven. 

Werken sommige teamleden thuis of ben jij niet bij het bord in de buurt? Dan moet je het later bijwerken, buig je waarschijnlijk je werkafspraken en is de kans groter dat je het vergeet of “snel snel” doet.

Daarnaast moet je ook kaartjes handmatig schrijven. Ik weet niet hoe jouw handschrift is, maar dat van mij is teleurstellend te noemen en vereist een aardig team van specialisten om er iets van te maken.

Ook moet een kaartje meteen de juiste tekst hebben, anders moet je een nieuwe maken of gaan strepen op de kaartjes. Dat is niet ideaal.

De ideale setup voor een Kanban overzicht

Wat is dan de beste setup? Ik heb zowel uitsluitend digitaal als uitsluitend fysiek jaren met Kanban borden gewerkt.

Ik ben daarna tot de conclusie gekomen dat de beste wijze om een Kanban bord te realiseren een scherm of smartboard is met een digitale variant van het Kanban bord.

Dit scherm moet de hele dag zichtbaar zijn voor alle aanwezigen.

Wil je het helemaal goed doen, heeft het scherm een eigen muis en toetsenbord.

Zo heb je het best mogelijke compromis.

Iedereen kan er overal bij, maar je loopt er ook “gewoon” langs en ziet het kanban overzicht doorlopend gedurende dag heen (als je op kantoor werkt).

Overigens kan je Kanban gebruiken bij veel verschillende project management methoden. Dus of je nu een scrum master of een traditionele projectmanager bent, Kanban helpt je jezelf te organiseren.

Tot slot, Kanban: je moet het kennen

Ik kan mezelf geen werkdag meer voorstellen zonder dat er iets met Kanban gebeurt.

Of het nu externe project zijn, interne projecten of mijn eigen TODO systeem. Ik gebruik het iedere dag, dag in dag uit.

Je zal erachter komen dat de Kanban methode er krachtig is, maar dat je deze nog wel moet afstemmen op jouw behoefte en werkwijze. Wat werkt voor mij werkt voor jou misschien juist minder goed.

Uiteindelijk heb ik er jaren over gedaan om de juiste setup te vinden die voor mij werkt.

Met een beetje geluk kan je door het lezen van dit artikel hier voor jou veel tijd mee besparen.

Welke vorm voor jou ook de beste is, het begint bij begrip van de basis.

Heb je vragen over Kanban of heb je een manier gevonden die voor jou super goed werkt en anders is dan die ik hierboven noem?

Laat dan hieronder een berichtje achter.